Ich habe kürzlich drei Veranstaltungen moderiert – zweimal ging es um Beteiligung zu Bebauungsplänen, einmal um Team- und Organisationsentwicklung. In allen drei Formaten hat sich mir wieder gezeigt, was sich in der Praxis immer wieder bestätigt: Zuhören ist der Kern von Verständigung. Und Verständigung ist die Grundvoraussetzung dafür, dass Beteiligungsverfahren nicht als formale Pflichtübung enden, sondern zu tragfähigen Ergebnissen führen.

Mein Job dabei ist es, einen Rahmen zu schaffen, in dem Zuhören leicht fällt – in dem Menschen sich öffnen, auch wenn sie sehr unterschiedliche Ansichten vertreten, und in dem sie die vermeintlich andere Seite nicht nur hören können, sondern auch hören wollen. Was das konkret heißt und wie Verwaltungen und Bürger:innen davon profitieren, beschreibe ich im Folgenden.

Wenn der Kreis nicht möglich ist: Der Raum als Werkzeug

Die beiden Veranstaltungen zu Bebauungsplänen brachten zunächst eine ganz praktische Herausforderung mit sich: Ein zentrales Element, das Zuhören deutlich erleichtert – das Sitzen in einem gemeinsamen Kreis –, war in beiden Räumen nicht möglich. Die Räume waren schlicht zu klein. Also haben wir uns auf eine pragmatische Alternative geeinigt: ein Fischgrätmuster. Die Stuhlreihen stehen schräg, ähnlich wie bei einer klassischen Reihenbestuhlung, aber so, dass die Anwesenden einander besser sehen als in geraden Reihen. Schlechter als im Kreis – aber deutlich besser als ohne diese Maßnahme.

Der Punkt dahinter: Die Sitzordnung ist keine Formsache. Sie sendet ein Signal, ob Menschen einander begegnen oder nur beschallt werden. Wer Beteiligung plant, sollte diesen Aspekt mitdenken.

Zwei Städte, zwei Bauprojekte – mit Konfliktpotential

Die beiden Veranstaltungen fanden anscheinend unter unterschiedlichen Bedingungen statt: eine in einer Kleinstadt mit rund 20.000 Einwohner:innen in Nordrhein-Westfalen, die andere in einer Großstadt mit circa 150.000 Einwohner:innen in Baden-Württemberg. Beide Male zeichneten sich jedoch im Vorfeld Kontroversen ab.

Im ersten Fall waren Anwohner:innen unmittelbar betroffen: Ein Neubau sollte direkt an ihren Garten grenzen, bis dahin mit Blick auf eine grüne Brachfläche. Im zweiten Fall ging es um die Planung eines Stadtteils, in dem künftig mehr Verkehr anders abgewickelt werden sollte.

Die Stadtgröße spielte eine untergeordnete Rolle. Entscheidend war, dass beide Verfahren mit echtem Konfliktpotenzial belastet waren – und dass genau deshalb die professionelle Rahmensetzung umso wichtiger wurde.

Die Verwaltung als Partnerin: Ernsthaftigkeit ist entscheidend

Sehr hilfreich war in beiden Fällen, dass die jeweilige Stadtverwaltung ernsthaft an den Anregungen der Bürger:innen interessiert war. Das ist ein wichtiger Aspekt. Wenn die Verwaltung von vornherein klar macht, dass sie Input aufnimmt, anstatt ihn nur formal abzuholen, verändert sich die Atmosphäre spürbar.

So haben wir im Vorfeld gemeinsam überlegt: Welche Informationen sind wirklich wichtig? Welche Formulierungen laden zur Meinungsäußerung ein, welche klingen eher abwehrend? Diese Vorabstimmung zwischen Moderation und Verwaltung ist einer der wirkungsvollsten Hebel für einen gelungenen Abend.

Klarheit vor Diskussion: Erst verstehen, dann urteilen

Beide Veranstaltungen hatten auf den ersten Blick einen konventionellen Ablauf: Die Planung wurde vorgestellt, dann gab es Fragen und Anmerkungen aus dem Publikum. Ein Element hat jedoch in beiden Fällen geholfen, eine ruhigere Atmosphäre zu schaffen: eine Darstellung des Verfahrensablaufs, inklusive der Möglichkeiten, sich auch nach der Veranstaltung noch einzubringen.

Es wurden klare Kontaktmöglichkeiten genannt und darauf hingewiesen, dass die Verwaltung erreichbar und interessiert sei. Auch Fristen wurden transparent kommuniziert. Und es wurde klar gesagt, dass Anregungen gegen andere Interessen abgewogen werden müssen – so entstanden keine falschen Erwartungen. Dieser letzte Punkt ist besonders wichtig: Wer Transparenz über die Grenzen des Beteiligungsverfahrens schafft, gewinnt Vertrauen, statt es durch überzogene Versprechen zu verspielen.

In einem Fall stellte ein Vorhabenträger den Bau eines Supermarktes vor, im anderen Fall präsentierte die Verwaltung die neue verkehrliche Erschließung eines Stadtteils. In beiden Fällen bat ich die Anwesenden, zunächst Verständnisfragen zu stellen, bevor Diskussion, Lob oder Kritik ins Spiel kamen.

Das hat einen einfachen Grund: Wenn erst einmal alle davon ausgehen können, alles richtig verstanden zu haben, verschiebt sich die spätere Diskussion auf eine sachlichere Ebene. Und es gibt allen Anwesenden Zeit, in Ruhe zu überlegen, was ihnen eigentlich wichtig ist.

Entschleunigung sichtbar machen: Pinnwand oder Paraphrase

In einem Fall habe ich die Fragen auf Moderationskarten notiert und auf einer Pinnwand angeheftet. Diese Visualisierung hat mehrere Effekte: Sie signalisiert der Fragestellerin oder dem Fragesteller, dass die Frage ernst genommen wurde. Sie gibt mir als Moderator die Möglichkeit nachzufragen, ob ich die Anregung richtig verstanden habe. Und sie entschleunigt das Gespräch – für alle Beteiligten. Die Fragenden können prüfen, ob das wirklich der Punkt ist, der sie beschäftigt, die anderen Teilnehmenden können besser folgen. Die Antwortenden gewinnen ebenfalls Zeit, eine durchdachte Antwort zu formulieren. Und der Verwaltung erleichtern die Notizen an der Pinnwand im Nachgang die Zusammenfassung der wichtigsten Aspekte erheblich.

Im anderen Fall war eine solche Verschriftlichung ausdrücklich nicht gewünscht. Hier habe ich geäußerte Fragen und Meinungen jeweils mit eigenen Worten wiederholt – ein Verfahren, das einen ähnlichen Effekt hat wie die Visualisierung.

Tatsächlich führte das zu einer wichtigen Klärung: Eine Teilnehmerin stellte keineswegs die geplante Straßenbahnlinie in Frage. Sie wollte lediglich klären, ob die Trasse künftig auch von Rettungsfahrzeugen mitgenutzt wird. Eine scheinbare Kleinigkeit – aber sie macht den Unterschied zwischen einer teils hitzig geführten Scheindebatte und einem konstruktiven Klärungsprozess. Die Teilnehmerin fühlte sich verstanden, auch wenn die fachliche Antwort ihren Wünschen nicht vollständig entsprechen mochte. Genau diese Erfahrung – verstanden zu werden, unabhängig vom Ergebnis – ist es, was Vertrauen in das Verfahren schafft.

Nicht alle sind zufrieden – können die Planung aber nachvollziehen

Zusammengefasst führten bei beiden Veranstaltungen folgende Elemente zu einer sehr konstruktiven Atmosphäre:

• eine durchdachte Sitzordnung,
• das spürbare Interesse von Moderator:in, Verwaltung und Vorhabenträger,
• die Einbettung in klare Verfahrensabläufe,
• die transparente Kommunikation des beratenden Charakters der Veranstaltung, dem eine förmliche Abwägung folgt,
• und die bewusste Verlangsamung des Gesprächs.

Die Anwohnenden im Fall des Supermarkt-Neubaus waren nachher nicht zufrieden. Sie wollen den Bau weiterhin nicht in dieser Nähe zu ihrem Grundstück. Aber für alle Teilnehmenden wurde deutlich, welche Gründe es dafür und dagegen gibt. Und das ist genau das, was ein Beteiligungsverfahren leisten kann: in der Regel keinen Streit beenden, in dem eine Seite völlig recht bekommt – sondern Transparenz über Argumente schaffen und so die Grundlage für eine nachvollziehbare Entscheidung legen.

Neustart im Beirat: Wenn die Atmosphäre den Ton setzt

Die dritte Veranstaltung war das Treffen eines Beirats einer Kommune, in dem es in der Vergangenheit häufiger zu Missverständnissen und unklaren Kontroversen gekommen war. Das halbtägige Treffen fand bewusst an einem anderen Ort statt als der reguläre Sitzungsraum – ein Wechsel, der bereits als Signal wirkte und zu einer neuen Basis beitrug.

Hier war es möglich, dass die Teilnehmenden in einem Kreis sitzen konnten. Das leistete einen wichtigen Beitrag: Alle Teilnehmenden – die Mitglieder des Beirats und die Verwaltung – konnten einander jederzeit sehen. Sie sprachen miteinander, nicht aneinander vorbei. Eine bewusste Verlangsamung durch Visualisierung sorgte auch hier für eine ruhige, abwägende Atmosphäre. In mehreren aufeinander aufbauenden Austauschrunden wurden Teilaspekte entwickelt, die schließlich zusammengeführt werden konnten.

Ergänzt wurde das durch die Methode 1-2-4-All aus den Liberating Structures: Jede Person konnte zunächst in Ruhe die eigene Sichtweise formulieren, bevor sie in den Austausch mit anderen trat. So kamen auch Stimmen zu Wort, die in einer großen Runde oft untergehen.

Am Ende standen klare Verabredungen: Wer will was zu einem konstruktiven Umgang im Beirat beitragen? Konkrete Selbstverpflichtungen statt vager Absichtserklärungen.

Kein Methodenzauber – ein klarer Rahmen

Der Kern für ein Gelingen war in allen drei Fällen die Ermöglichung des einander Zuhörens. Ohne großen Methodenzauber. Ein klarer Rahmen – ein Kreis oder eine ähnliche Sitzordnung –, bewusste Entschleunigung und das echte Interesse, das die Moderation vorlebt, führen zu wechselseitiger Wahrnehmung und oft auch zu konkreten Lösungsbausteinen.

Nicht spektakulär, aber wirkungsvoll.

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Der Autor: Michael Lobeck
Ich moderiere Veranstaltungen und berate öffentliche und private Akteure zu guter Kommunikation in der Stadtentwicklung. Ich halte auch Vorträge zu Sinn und Unsinn von Smart Cities und schreibe Bücher zu dem Thema. Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, was ich für Sie tun kann, melden Sie sich gerne bei mir.

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