Digitalisierung in der Kommunalverwaltung – das klingt nach Software-Beschaffung, IT-Projekten und langen Ausschreibungsverfahren. Dass es in Wirklichkeit vor allem um Prozesse, Menschen und Zusammenarbeit geht, zeigt die aktuelle Episode unseres Podcasts City Transformer eindrücklich. In Folge 44 sprechen Franz Reinhard Habbel und Michael Lobeck mit Marcel Böttcher, CDO der Stadt Bergisch Gladbach, und Fabienne Seiler von der Bochumer Projektmanagement-Software factro.

Hören Sie rein – es lohnt sich.

Projektmanagement als Schlüssel zur Verwaltungsmodernisierung

Bergisch Gladbach ist mit rund 115.000 Einwohnern und 1.500 Verwaltungsmitarbeitenden eine Großstadt, die eine eigene Stabsstelle Digitalisierung hat. Marcel Böttcher leitet sie – und räumt gleich zu Beginn mit einem verbreiteten Missverständnis auf: Digitalisierung ist für ihn kein IT-Thema, sondern ein Prozessthema. Die zentrale Frage lautet nicht, welche Software man einkauft, sondern wie man Abläufe strukturiert.

Dass dafür ein professionelles Projektmanagement unverzichtbar ist, bestätigt Fabienne Seiler von factro. Die Software aus Bochum unterstützt Verwaltungen dabei, Projekte zu visualisieren, Aufgaben zu verteilen und Fortschritte transparent zu machen. Ihr Befund: Die Motivation in den Verwaltungen ist da, aber oft fehlt das richtige Werkzeug, um vom Silodenken zum gemeinsamen Projektbild zu kommen.

Change-Management: Der Faktor Mensch

Eines der deutlichsten Signale aus dem Gespräch: Technologie allein verändert nichts. Böttcher beschreibt den Faktor Mensch als den unvorhersehbarsten und zugleich entscheidendsten in jedem Veränderungsprozess. Wer neue Werkzeuge einführt, muss Mehrwerte aufzeigen, Unsicherheiten adressieren und selbst überzeugt hinter der Lösung stehen. Denn, so seine Erfahrung: Zweifel bei der Führungskraft reichen, um bei skeptischen Mitarbeitenden jede Dynamik zu bremsen.

KI als Werkzeug – nicht als Heilsversprechen

Bergisch Gladbach beschäftigt sich seit zwei Jahren auch intensiv mit Künstlicher Intelligenz. Der Ansatz ist dabei bewusst pragmatisch: KI wird als Werkzeug verstanden, das Mitarbeitende bei Routineaufgaben entlastet, etwa bei der Protokollierung von Ausschusssitzungen. Die Verantwortung für die Ergebnisse bleibt beim Menschen. Böttcher betont, dass KI nicht eingekauft und ausgepackt werdenHören Sie rein – es lohnt sich. kann, sondern trainiert und in bestehende Prozesse eingebettet werden muss. Schulung und Sorgfaltspflicht seien dabei mindestens so wichtig wie die Technologie selbst.

Chatbot mit Mehrwert: Vom Bürgerservice zum Seismographen

Ein anschauliches Beispiel für den Nutzen von KI in der Verwaltungspraxis ist der Chatbot auf der Webseite von Bergisch Gladbach. Mit rund 500 Anfragen pro Monat – Tendenz steigend – entlastet er nicht nur den Telefonservice, sondern liefert der Verwaltung anonymisierte Erkenntnisse darüber, welche Themen die Bürgerinnen und Bürger wirklich bewegen.

Interkommunale Zusammenarbeit als Zukunftsmodell

Ein roter Faden im Gespräch ist die Bedeutung von Vernetzung – sowohl innerhalb der Verwaltung als auch zwischen Kommunen und mit der Wirtschaft. Böttcher berichtet von einer produktiven Zusammenarbeit mit den CDOs aus Siegburg und Troisdorf, die gemeinsam an digitalen Lösungen arbeiten. Seiler sieht in Vernetzungsangeboten den Schlüssel, um die ähnlichen Herausforderungen vieler Verwaltungen gemeinsam anzugehen – und plädiert für einen engeren Dialog zwischen öffentlichem Sektor und deutschen Softwareanbietern.

Fünf Impulse aus dem Gespräch

Erstens: Digitalisierung beginnt bei den Prozessen, nicht bei der Technik. Zweitens: Projektmanagement-Tools schaffen Transparenz, ersetzen aber nicht die Führungsarbeit. Drittens: KI ist ein Werkzeug, das angelernt werden muss – Vertrauen entsteht schrittweise. Viertens: Chatbots liefern nicht nur Service, sondern auch strategische Erkenntnisse. Fünftens: Interkommunale Zusammenarbeit ist keine Kür, sondern Pflicht.

Die vollständige Episode mit dem Transkript finden Sie auf unserer Podcast-Seite. Hören Sie rein – es lohnt sich.

Hier gibt es das automatisch erstellte Transkript als pdf für alle, die lieber lesen als hören.

Feedback und Anregungen gerne unter info@habbelundlobeck.de direkt an uns.

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Der Autor: Michael Lobeck
Ich moderiere Veranstaltungen und berate öffentliche und private Akteure zu guter Kommunikation in der Stadtentwicklung. Ich halte auch Vorträge zu Sinn und Unsinn von Smart Cities und schreibe Bücher zu dem Thema. Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, was ich für Sie tun kann, melden Sie sich gerne bei mir.

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