Jetzt nutzen plötzlich ganz viele Menschen Videokonferenzen und wissen nicht so recht, wie das geht. Viele haben mich gefragt, was sie beachten müssen, wenn sie solche Treffen jetzt moderieren sollen. Sieben Tipps, die weiterhelfen.

Überblick:
Tipp 1) Auf jeden Fall moderieren.
Tipp 2) Wie immer – Ziel festlegen
Tipp 3) Rahmenbedingungen klären / Technik testen
Tipp 4) Rollenverteilung festlegen / Zwei Personen sind viel besser als nur eine
Tipp 5) Kürzere Zeiteinheiten als bei Offline-Treffen
Tipp 6) Struktur, Struktur, Struktur
Tipp 7) Wenn irgendwie möglich, Humor bewahren
Nachschlag: Tools und Datenschutz

Und ja, ich moderiere auch professionell Videokonferenzen (nicht nur, aber auch zum Thema Stadtentwicklung). Wenn Sie gerne Unterstützung hätten, melden Sie sich gerne.

Viel von dem, was für Videokonferenzen gilt, gilt auch für Offline-Moderationen. Vielleicht würden die gemeinsamen Offline-Treffen auch von den ein oder anderen besonderen Regeln profitieren, die online für eine erfolgreiches Treffen erforderlich sind.

Los geht’s:

Tipp 1) Auf jeden Fall moderieren.

Nicht einfach drauf los, auch nicht bei wenigen Teilnehmer*innen. Videokonferenzen und Telefonkonferenzen sind viel weniger fehlertolerant als Face-to-Face-Meetings.

Tipp 2) Wie immer – Ziel festlegen

Es ist ein Riesenunterschied, ob es um zum Beispiel um Information, Austausch, kreative Entwicklungen oder Entscheidungen geht. Klären Sie, was Sie erreichen wollen. Was soll nach der Videokonferenz anders sein als vorher? Danach wählen Sie die Tools aus, die Sie einsetzen wollen.

Tipp 3) Rahmenbedingungen klären / Technik testen

Welche Ressourcen haben Sie zur Verfügung? Sowohl an Personen als auch an Technik. Idealerweise moderieren mindestens zwei Personen die Konferenz. Eine Person kann sich auf die Inhalte konzentrieren und eine andere auf die Technik und die Teilnehmerinteraktion.

Welche Tools stehen zur Verfügung? Nicht nur bei dem/der Moderator*in, sondern auch bei den Teilnehmer*innen.

Wenn irgend möglich, für sich selbst und die Teilnehmer*innen einen Techniktesttermin durchführen. Gegebenenfalls auch einfach eine halbe oder ganze Stunde vor der eigentlich geplanten Konferenz. Wenn viele erst zu Konferenzbeginn merken, dass sie die Kamera freigeben müssen, ist keinem geholfen. Hilfreich ist es auch, vorab zu testen, ob die ausgewählte Lösung auf allen Endgeräten gut läuft (Windows PC, Mac, Android Tablet, iPad, Android Handy, iPhone, in Unternehmensnetzwerken, zuhause, …).

Tipp 4) Rollenverteilung festlegen / Zwei Personen sind viel besser als nur eine

Der/die Moderator*in ist für alles Inhaltliche zuständig. Er/sie spricht die Teilnehmer*innen an, fragt nach, notiert vielleicht etwas an einem Flip-Chart oder auf seinem/ihren Bildschirm, der mit dem Videokonferenz-Tool geteilt wird.

Die zweite Person führt Protokoll (gegebenenfalls online für die Teilnehmer*innen sichtbar) und kümmert sich um die Interaktion mit den Teilnehmer*innen. Wer „meldet“ sich eventuell, wenn das vorgesehen ist, wer schreibt was im Chat? Die zweite Person sollte idealerweise den/die Moderator*in ansprechen können, entweder online oder offline, so dass Hinweise von den Teilnehmer*innen den/die Moderator*in auch erreichen.

Tipp 5) Kürzere Zeiteinheiten als bei Offline-Treffen

Tina Pickhardt wies auf Twitter letztens darauf hin, dass es sehr wichtig ist, geplante Meetings nicht 1:1 in Videokonferenzen umzusetzen. Viedokonferenzen sind anstrengender als Offline-Meetings, da die Teilnehmer*innen weniger Informationen übereinander erhalten und daher die Uneindeutigkeit größer wird.

Statt 10 Punkte in einer Konferenz zu behandeln, besser drei kürzere Konferenzen mit jeweils drei oder vier Punkten. Dann können manchmal auch weniger Leute teilnehmen, weil nicht alle alles betrifft.

Die Tipps, die Tina Pickhardt sonst noch gegeben hat, finden Sie hier auf Twitter.
UPDATE 7.4.20: Auch Zebralog findet, dass es nicht zu lang dauern soll und hat gute Tipps für die Durchführung von digitalen Events veröffentlicht.

Tipp 6) Struktur, Struktur, Struktur

Da alle voneinander erheblich weniger mitbekommen als bei einem Offline-Meeting, ist es umso wichtiger, die Struktur immer wieder zu betonen. Zu Beginn das Ziel vorstellen, den Vorschlag zum Ablauf und die Regeln zur Kommunikation. Auf alle dieser Punkte während des Treffens immer mal wieder freundlich hinweisen.

Sehr gute Erfahrungen habe ich bei nicht allzu großen Gruppen (ca. 15) mit festen Redelisten gemacht.

Damit ist gemeint, dass alle Teilnehmer*innen immer in der gleichen Reihenfolge sprechen. Damit es für alle leichter wird, kann man die Liste in den Chat schreiben oder auf einen Bildschirm, der geteilt wird. Oder der/die Moderator*in spricht die jeweilige Person immer wieder an. Die so entstehenden Gesprächsrunden, bei denen diejenigen, die gerade nichts beizutragen haben einfach „weiter“ oder ähnliches sagen, sind ruhiger und gehaltvoller als so manche von den üblichen Verdächtigen dominierten „Gespräche“.

Wichtig ist, dass Sie vorher überlegen, welche Interaktion Sie als Moderator*in wünschen (s. auch Nr. 2 – Ziel festlegen) und gegebenenfalls zulassen wollen. Das gehört zu den Regeln, die sie zu Beginn erläutern.

Tipp 7) Wenn irgendwie möglich, Humor bewahren

Auch wenn etwas schiefgeht, der Ton oder das Bild ausfällt, Herr Meier oder Frau Müller die Regeln nicht einhalten, der/die CEO sich nicht genug beachtet fühlt – bleiben Sie bei sich und nehmen Sie die Leute ernst aber nicht zu wichtig.

Sie sollten übringes auch nicht „neutral“ sein, sondern allparteilich. Damit ist gemeint, dass Sie sehr wohl „Partei“ ergreifen dürfen, und zwar dann, wenn Verabredungen zu Lasten einer „Partei“ getroffen werden, die vielleicht auch gar nicht anwesend ist. Das ist bei Videokonferenzen noch leichter als wenn alle im gleichen Raum sitzen.

Nachschlag: Tools und Datenschutz

Datenschutz und Datensicherheit sind Themen, die auch zu beachten sind, wenn Corona-Viren zu einer besonderen Situation führen. Es handelt sich um gesetzlich geregelte Sachverhalte, deren Nicht-Beachtung sehr zurecht mit zum Teil deutlichen Strafen belegt sind.

Ob Sie jitsi, zoom, webex, microsoft teams oder etwas anderes nutzen – Sie müssen sich ein paar Gedanken zum Datenschutz und zur Datensicherheit machen. Ein hilfreicher Artikel zur Abwägung verschiedener Fragen zu diesem Thema könnte dieser Beitrag von Rechtsanwalt Thomas Schwenke sein, in dem er sich mit der Frage auseinandersetzt, ob Zoom „in datenschutzrechtlich zulässiger Weise genutzt werden kann“. Spoiler: Ja.

 

Nur zur Sicherheit: Ja, ich moderiere auch professionell Videokonferenzen (nicht nur, aber auch zum Thema Stadtentwicklung). Wenn Sie gerne Unterstützung hätten, melden Sie sich gerne.

 

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Der Autor: Michael Lobeck
Ich moderiere Veranstaltungen und berate öffentliche und private Akteure zu guter Kommunikation in der Stadtentwicklung. Ich halte auch Vorträge zu Sinn und Unsinn von Smart Cities und schreibe Bücher zu dem Thema. Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, was ich für Sie tun kann, melden Sie sich gerne bei mir.

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